Häufige Probleme bei der steuerlichen Prüfung ausländischer Unternehmen?

Häufige Probleme bei der steuerlichen Prüfung ausländischer Unternehmen? – Ein Leitfaden für Investoren

Meine Damen und Herren, geschätzte Investoren, die Sie sich auf dem deutschen Markt engagieren, herzlich willkommen. Mein Name ist Liu, und ich blicke auf über 12 Jahre Tätigkeit bei der Jiaxi Steuer- & Finanzberatungsgesellschaft zurück, in denen ich ausländische Unternehmen durch den Dschungel des deutschen Steuerrechts begleitet habe. Wenn ich an die vielen Prüfungen durch das Finanzamt zurückdenke, die ich mit unseren Mandaten durchgestanden habe, dann gibt es bestimmte Stolpersteine, die immer wieder auftauchen. Die Frage "Häufige Probleme bei der steuerlichen Prüfung ausländischer Unternehmen?" ist nicht nur theoretisch – sie ist für viele ein sehr reales und oft kostspieliges betriebliches Risiko. Viele internationale Konzerne unterschätzen schlichtweg die Komplexität und die Nuancen des deutschen Steuersystems, das sich deutlich von angelsächsischen oder asiatischen Modellen unterscheidet. In diesem Artikel möchte ich Ihnen, aus der praktischen Perspektive eines langjährigen Beraters, die typischen Schwachstellen aufzeigen. Denn eine Steuerprüfung muss kein Schreckgespenst sein. Mit dem richtigen Wissen und einer guten Vorbereitung lässt sich vieles entschärfen – oder besser noch: von vornherein vermeiden.

Verrechnungspreise: Der Dauerbrenner

Ohne Übertreibung: Verrechnungspreise (Transfer Pricing) sind das Thema Nummer eins bei fast jeder betriebsprüfungsrelevanten Auslandstätigkeit. Das Finanzamt hat hier ein besonders wachsames Auge, denn durch manipulative Preise für Lieferungen und Leistungen zwischen verbundenen Unternehmen kann Gewinn willkürlich in steuergünstigere Länder verschoben werden. Die Krux liegt oft im Detail: Ist die gewählte Methode (z.B. kostenplus, wiederverkaufspreis) für die konkrete Transaktion angemessen und vor allem sauber dokumentiert? Ich erinnere mich an einen Mandanten, einen Maschinenbauer aus Asien, der jahrelang pauschal 5% Kostenaufschlag auf Baugruppen an seine deutsche Tochter berechnet hat. In der Prüfung stellte sich heraus, dass für diese spezifische Tätigkeit und Risikoverteilung ein Aufschlag von 8-10% marktüblich gewesen wäre. Die Folge waren massive Nachforderungen für Jahre. Meine Einsicht: Viele Konzerne nutzen globale Richtlinien, die für Deutschland nicht passgenau sind. Eine lokale Anpassung und eine hautfeste Dokumentation, am besten vorab im Rahmen einer verbindlichen Auskunft, sind unerlässlich.

Die Dokumentationspflichten sind hierzulande enorm. Sie müssen nicht nur die Methode begründen, sondern auch Vergleichswerte (Comparables) heranziehen und die wirtschaftlichen Verhältnisse darlegen. Fehlt diese Dokumentation, kann das Finanzamt schätzungsweise korrigieren – und das meist zu Ungunsten des Unternehmens. Ein weiterer, oft übersehener Punkt sind konzerninterne Dienstleistungen und Kostenumlagen. Da wird dann schnell mal der Anteil der Konzernzentrale pauschal umgelegt, ohne dass der konkrete Nutzen für die deutsche GmbH klar und separat bepreist ist. Das Finanzamt streicht solche Positionen regelmäßig komplett heraus. Meine Empfehlung: Legen Sie für jede Leistung ein klares Service Level Agreement (SLA) mit verständlicher Methodik vor. Das mag bürokratisch klingen, spart aber im Ernstfall viel Ärger und Geld.

Betriebsstätte: Die unsichtbare Falle

Ein klassisches Problem, das aus Unwissenheit entsteht: die ungewollte Begründung einer Betriebsstätte. Viele ausländische Unternehmen glauben, sie seien steuerlich nur in ihrem Heimatland ansässig, nur weil sie keine deutsche GmbH gegründet haben. Weit gefehlt! Schon eine dauerhafte Vertretung, ein Lagerhaltung oder auch nur ein Mitarbeiter, der hierzulande abschließende Vertragsverhandlungen führen kann, kann eine steuerliche Betriebsstätte begründen. Damit unterliegt der entsprechende Teil der Gewinne der vollen deutschen Besteuerung – inklusive Gewerbesteuer. Ich hatte mal den Fall eines US-Softwareunternehmens, dessen "Sales Engineer" monatelang bei einem deutschen Großkunden vor Ort war, um die Implementierung zu unterstützen und dabei auch Anpassungen am Vertrag aushandelte. Das Finanzamt sah darin eine Betriebsstätte, was zu einer steuerlichen Erfassung von Millionenumsätzen und einer überraschend hohen Steuernachzahlung führte.

Die Definition ist trickreich und wird international oft unterschiedlich ausgelegt, auch wenn der OECD-Musterabkommenskommentar eine Richtung vorgibt. Besonders heikel sind Projekte mit einer gewissen Dauer, wie Montage oder Consulting-Einsätze. Überschreitet diese eine gewisse Zeitspanne (oft 6 oder 12 Monate), ist die Betriebsstätte schnell etabliert. Die Herausforderung für die Verwaltung liegt darin, die Aktivitäten der entsandten Mitarbeiter genau zu überwachen und zu steuern. Welche Befugnisse haben sie wirklich? Dürfen sie nur unterstützen oder tatsächlich verbindlich unterschreiben? Hier muss die Konzernmutter klare interne Richtlinien aufstellen und die Kommunikation nach außen (z.B. in Visumsanträgen oder Business Cards) konsequent managen, um unbeabsichtigte Signale zu vermeiden.

Umsatzsteuer: Komplexität im B2B und B2C

Die deutsche Umsatzsteuer ist ein Paragraphendschungel für sich, und bei grenzüberschreitenden Sachverhalten wird es richtig kompliziert. Ein häufiger Prüfungsschwerpunkt ist die Ortsbestimmung der Leistung. Wo wird eine Dienstleistung steuerlich erbracht? Bei Consulting, IT-Dienstleistungen oder Lizenzen für einen ausländischen Konzernkunden gilt oft das Reverse-Charge-Verfahren, bei dem der Leistungsempfänger die Steuer schuldet. Wird hier fälschlicherweise deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen und abgeführt, ist das ein reiner Kostenfaktor, denn der Vorsteuerabzug beim ausländischen Kunden funktioniert nicht. Umgekehrt, wenn deutsche Umsatzsteuer fällig gewesen wäre, aber nicht berechnet wurde, haftet der leistende Unternehmer für die ausgefallene Steuer – eine böse Überraschung.

Im E-Commerce-Bereich, also beim Verkauf an private Endkunden (B2C), hat sich mit dem Import-One-Stop-Shop (IOSS) der EU zwar viel vereinfacht, aber die Fallstricke bleiben. Werden Waren aus Drittländern (z.B. UK oder China) direkt an deutsche Verbraucher geliefert, muss die Einfuhrumsatzsteuer korrekt abgewickelt werden. In Prüfungen sehe ich regelmäßig, dass die Plattformen oder Händler die Verantwortlichkeiten nicht klar geregelt haben. Ein persönlicher Tipp von mir: Erstellen Sie sich für jede Art Ihrer grenzüberschreitenden Leistung ein "Steuer-Cockpit", eine Matrix, die für jede Kombination aus Leistungstyp, Kundenstandort und Rechtsform des Kunden die korrekte steuerliche Behandlung (inkl. Rechnungslegung) festlegt. Das ist initiale Arbeit, die sich bei jeder Prüfung und jeder Buchung hundertfach auszahlt.

Dokumentation und Belegwesen: Form schlägt Inhalt

Das deutsche Steuerrecht folgt dem Grundsatz: "Was nicht ordnungsgemäß dokumentiert ist, ist nicht passiert." Ein schwaches Beleg- und Dokumentenmanagement ist eine Einladung für Beanstandungen. Das fängt bei formalen Mängeln auf Rechnungen an (fehlende USt-ID, falsche Adresse) und geht bis zur lückenhaften Aufbewahrung von Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen. Die Aufbewahrungsfristen sind lang – grundsätzlich 10 Jahre für steuerrelevante Unterlagen. In der Praxis erlebe ich oft, dass ausländische Muttergesellschaften auf zentrale, cloudbasierte Systeme drängen, die aber nicht alle deutschen GoBD-Anforderungen (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) erfüllen. Das kann in einer Prüfung zum Showstopper werden.

Besonders kritisch wird es bei Reisekosten und Bewirtungsaufwendungen. Ein Kassenbon ohne Datum und Ort? Für das Finanzamt nicht akzeptabel. Ein Restaurantbesuch mit Geschäftspartnern, bei dem der Geschäftszweck nicht kurz auf der Rechnung vermerkt ist? Wird regelmäßig nur zur Hälfte oder gar nicht als Betriebsausgabe anerkannt. Hier hilft nur eine penible Schulung der Mitarbeiter und einfache, aber verbindliche Prozesse. Meine Erfahrung: Investieren Sie in eine gute digitale Belegverwaltungslösung, die das Hinterlegen von Fotos, das Ergänzen von Notizen und die sichere Archivierung ermöglicht. Das mag nach Kleinkram aussehen, aber in der Summe können hier leicht fünf- oder sechsstellige Beträge durch die Prüfung fallen gelassen werden, einfach weil die Form nicht stimmt.

Gewinnabführungsverträge und Organschaft

Viele internationale Konzerne nutzen in Deutschland die Möglichkeit, eine Organschaft zu bilden. Dabei werden eine oder mehrere Tochtergesellschaften (Organgesellschaften) finanziell, wirtschaftlich und organisatorisch in die Mutter (Organträgerin) eingegliedert. Steuerlich wird dann nur noch der Organträger als ein einheitliches Unternehmen betrachtet. Der Schlüssel dazu ist ein Gewinnabführungsvertrag, der notariell beurkundet und ins Handelsregister eingetragen werden muss. Das klingt simpel, ist aber in der Prüfung eine Fundgrube für Probleme. Wird der Vertrag nicht exakt nach den Vorgaben des Aktiengesetzes geschlossen, ist die gesamte Organschaft rückwirkend unwirksam. Das bedeutet: Jede Gesellschaft muss ihre Steuern separat erklären und zahlen, Verluste können nicht verrechnet werden – ein finanzielles Desaster.

Ein weiterer häufiger Streitpunkt ist die tatsächliche Durchführung der vertraglichen Verlustübernahme. Der Organträger muss nachweisen, dass er die Verluste der Tochter tatsächlich ausgeglichen hat, idealerweise durch konkrete Kapitalzuführungen. Ein bloßer konzerninterner Verrechnungseintrag genügt oft nicht. In meiner Beratungspraxis habe ich gesehen, wie sorgfältig diese Verträge und die daraus resultierenden Zahlungsströme geplant und dokumentiert werden müssen. Es reicht nicht, dass der Konzern es global so will. Die deutsche Tochter und ihre Geschäftsführung müssen die Mechanismen verstehen und lebendig umsetzen. Oft ist hier eine enge Abstimmung mit einem deutschen Steuerberater und Rechtsanwalt von Anfang an nötig, um spätere böse Überraschungen in der Betriebsprüfung zu vermeiden.

Fazit und Ausblick

Wie Sie sehen, lauern die typischen Prüfungsrisiken für ausländische Unternehmen oft in der Schnittstelle zwischen globaler Konzernpolitik und lokalem, deutschem Steuerrecht. Die häufigsten Probleme – Verrechnungspreise, versteckte Betriebsstätten, Umsatzsteuer-Fallen, mangelhafte Dokumentation und fehlerhafte Organschaften – sind meist kein böser Wille, sondern entstehen aus Unkenntnis oder einer Unterschätzung der deutschen Gründlichkeit. Mein Rat nach all den Jahren: Bauen Sie frühzeitig lokales Steuer-Know-how auf, sei es intern oder durch einen vertrauensvollen Berater. Verstehen Sie eine Steuerprüfung nicht als Feindseligkeit, sondern als einen – wenn auch anstrengenden – Dialog mit der Finanzverwaltung. Vorbereitung ist alles.

In Zukunft werden die Themen durch die Digitalisierung noch komplexer werden. Die Einführung von Echtzeit-Reporting (wie schon in anderen EU-Ländern) und der zunehmende automatische Datenaustausch zwischen Steuerbehörden weltweit machen Transparenz zur Pflicht. Unternehmen, die ihre Prozesse und Transfer-Pricing-Dokumentationen jetzt schon digital und lückenlos aufstellen, werden klar im Vorteil sein. Es geht nicht mehr nur darum, eine Prüfung zu überstehen, sondern einen durchgängig nachvollziehbaren und konformen Steuerhaushalt zu führen. Das ist die große Herausforderung und Chance der kommenden Jahre.

Einsichten der Jiaxi Steuer- & Finanzberatung

Bei Jiaxi begleiten wir seit vielen Jahren internationale Unternehmen bei der Navigation durch das deutsche Steuerrecht. Unsere zentrale Einsicht ist: Die meisten Konflikte in steuerlichen Außenprüfungen sind vermeidbar. Sie entstehen nicht aus grober Fahrlässigkeit, sondern häufig aus einem kulturellen Missverständnis. Das deutsche System setzt auf formale Strenge, detaillierte Begründung und langfristige Konsistenz – Werte, die in global agierenden, flexiblen Konzernen manchmal in den Hintergrund treten. Unser Ansatz ist daher präventiv. Wir helfen nicht nur bei der akuten Prüfung, sondern arbeiten daran, die steuerlichen Prozesse und Strukturen von Anfang an "prüfungsfest" zu gestalten. Das bedeutet, die Dokumentation so zu führen, dass sie auch für einen fremden Prüfer nachvollziehbar ist, Verrechnungspreismethodiken aktiv zu kommunizieren und interne Schulungen für die Geschäftsführung vor Ort durchzuführen. Ein gut vorbereitetes Unternehmen geht nicht in eine Prüfung, um zu streiten, sondern um seine Position sachlich darzulegen. Diese Haltung zu entwickeln, ist oft der wichtigste Schritt zu einem reibungsloseren und vorhersehbareren Miteinander mit den deutschen Finanzbehörden. Vertrauen Sie auf Erfahrung und lokale Expertise – wir sind für Sie da.